disclaimer

ALGEMEEN STATEMENT

Algemene PRIVACYVERKLARING

In deze privacyverklaring informeren wij u over de persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen. U kunt lezen waarom wij bepaalde persoonsgegevens nodig hebben, wat wij ermee doen en wat uw rechten zijn met betrekking tot het verzamelen van deze gegevens.

Wij zijn Grand Hotel Karel V, Restaurant Karel 5, Bistro Karel 5 en Karel V Events. Hierna gezamenlijk te noemen Karel V.
Ons adres is: Geertebolwerk 1 3511 XA Utrecht Nederland.
Ons telefoonnummer is: +31 (0) 30 233 7555.

Als u vragen heeft over uw privacy of over deze verklaring kunt u contact opnemen met onze privacy officer. U kunt hem/haar bereiken via onze receptie of door een mail te sturen naar privacy@KarelV.nl.

Welke persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens wij van u nodig hebben hangt af van het feit of u:
  • gast bent in ons Grand Hotel Karel V
  • gast in ons Restaurant Karel 5 of gast in onze Bistro Karel V
  • gast in onze vergaderzalen of gast bij een evenement via Karel V Events.
  • Leverancier of dienstverlener
  • Bij ons in dienst of in dienst willen komen.


Cameratoezicht

Het is ook mogelijk dat wij persoonsgegevens van u verzamelen omdat u onze locatie bezoekt. Wij maken gebruik van cameratoezicht (CCTV) binnen onze gebouwen en op ons terrein. U kunt hier meer lezen over ons cameratoezicht.

Internet

Op onze locatie bieden wij beveiligd conferentie-internet en gratis openbaar internet aan. Om gebruik te maken van het openbare internet dient u akkoord te gaan met de voorwaarden. Uw gegevens worden geregistreerd. U kunt hier meer lezen over het gebruik van internet.

Het wat en waarom van persoonsgegevens

Als u de links hierboven volgt, vindt u alle informatie over:
  • waarom we persoonlijke gegevens nodig hebben,
  • wat de wettelijke basis is voor het verzamelen van de gegevens
  • hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren
  • hoe we uw persoonsgegevens beveiligen
  • aan wie we gegevens doorgeven (indien van toepassing) en waarom
In alle gevallen, kunnen de politie en het ministerie van Justitie ons verzoeken persoonsgegevens door te geven in het kader van een onderzoek of in verband met de openbare orde.

Uw persoonsgegevens bij ons en uw recht

U heeft ook rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, u heeft o.a:
  • recht op inzage in uw gegevens
  • recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens
  • recht op wissen van gegevens (die Karel V niet meer nodig heeft voor het oorspronkelijke doel) Als u van deze of andere rechten gebruik wilt maken, kunt u contact met ons opnemen. Bij voorkeur via ons e-mailadres privacy@karelV.nl
Speciale persoonsgegevens

In de regel hebben wij geen bijzondere persoonsgegevens van u nodig. Het is echter mogelijk dat u ons toch bijzondere informatie verstrekt. Bijvoorbeeld omdat u dieetwensen doorgeeft of doorgeeft dat u gehandicapt bent. Dit in verband met toegang tot onze locatie of hulp. Deze informatie helpt ons om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Indien mogelijk worden deze gegevens geanonimiseerd. Ze worden in ieder geval zo snel mogelijk vernietigd.

Tot slot

We proberen onze privacyverklaring up-to-date te houden. Het kan dus zijn dat de verklaring verandert. U kunt hier onze laatste bijgewerkte versie van 25 oktober 2018 lezen. Als u vindt dat er iets ontbreekt of niet klopt aan onze privacyverklaring, dan stellen wij het op prijs als u dit meldt via ons e-mailadres privacy@karelV.nl.

Als u klachten heeft over hoe wij omgaan met uw privacy en u vindt dat wij u niet goed helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen. U kunt deze klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder voor privacyzaken: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP Autoriteit Persoonsgegevens). Hoe u een klacht indient, leest u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Natuurlijk hopen wij dat dit laatste niet nodig is. En we hopen dat u zich tijdens uw verblijf op Karel V net zo veilig heeft gevoeld als de duizenden bezoekers die door de eeuwen heen gastvrijheid hebben genoten op deze historische locatie.
HOTELGASTEN

HOTELGASTEN PRIVACY STATEMENT

U bent te gast in ons hotel

Bij het reserveren van een kamer zijn wij op basis van de Nederlandse wetgeving verplicht uw identiteit te controleren en een aantal van uw persoonlijke gegevens te registreren.

Wij registreren:
  • Uw naam en adres
  • Hoe u wenst te worden aangesproken
  • Uw telefoonnummer en/of mobiele telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • Uw geboortejaar om vast te stellen of u ouder bent dan 18 jaar.
  • Uw betalingsgegevens (creditcard of andere)
  • Het nummer van uw identiteitskaart en het type identiteitskaart
  • Eventuele speciale dieetwensen die u hebt
  • Uw eventuele handicap
Soms geeft u deze informatie rechtstreeks aan ons en soms geeft de partij via wie u hebt geboekt ons deze informatie. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze eigen dienstverlening en onze eigen wettelijke verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan derden voor commerciële doeleinden.

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan de gemeente Utrecht in verband met de heffing van belastingen.

Om onze dienstverlening te verbeteren, kan het zijn dat u na uw bezoek een e-mail ontvangt om te informeren naar uw ervaringen. In opdracht van Karel V voert Amplixs Interaction Management B.V. (Amplixs) voeren wij deze enquête uit. Wij verstrekken uw e-mail, naam en kamernummer aan Amplixs. Amplixs verwerkt deze gegevens voor de enquête.

Karel V werkt wereldwijd samen met TravelClick Inc. (TravelClick). Als u boekt via TravelClick en/of gebruik maakt van hun Hospitality Program, worden uw gegevens ook verwerkt door TravelClick. Hoe TravelClick omgaat met uw persoonsgegevens kunt u vinden in de privacyverklaring van TravelClick. https://www.travelclick.com/privacy-policy.html. Daarnaast verwerkt TravelClick ook gegevens in opdracht van Karel V.

Als u via derden boekt, verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van die partij als u wilt weten wat zij met uw persoonsgegevens doen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Karel V is volgens de Nederlandse wet verplicht om uw factuurgegevens en de bijbehorende gegevens tot 7 jaar na uw bezoek te bewaren. Na deze 7 jaar vernietigt Karel V uw gegevens, tenzij er een wettelijke noodzaak is om de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Amplixs verwijdert uw persoonsgegevens na 13 maanden. De onderzoeksresultaten worden dan voor zover nodig geanonimiseerd.

TravelClick bewaart de gegevens die zij voor ons verwerkt maximaal drie jaar.

Hoe beveiligen wij uw gegevens

Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag geldt dat wij ervoor zorgen dat wij en de partijen met wie wij samenwerken voldoen aan de eisen van technische en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag. Alle gegevensdragers zijn gevestigd binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Amplixs is gevestigd in Nederland. Amplixs maakt bij de verwerking van de gegevens geen gebruik van andere partijen buiten de Europese Unie. Uw gegevens zijn daarom altijd beschermd volgens de geldende Europese privacywetgeving.

TravelClick is gevestigd in Amerika. Voor de gegevens die TravelClick voor Karel V verwerkt, stemt TravelClick in met de Europese standaardcontractbepalingen die hiervoor zijn opgesteld. Dit betekent dat er een passend beschermingsniveau is voor de verwerking van persoonsgegevens volgens de geldende Europese privacywetgeving.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico voor de betrokkene inhoudt – en u bent de betrokkene – moeten wij u over dit datalek informeren.
RESTAURANTGASTEN

RESTAURANTGASTEN PRIVACY STATEMENT

U bent te gast in ons Specialiteitenrestaurant of in onze Bistro

Als u bij ons komt eten of drinken, bent u mogelijk ook te gast in ons Hotel. In dat geval zijn uw persoonsgegevens bij ons bekend. Voor de privacygegevens van deze gegevens verwijzen wij u naar hotelgast.

Als u komt eten in ons Specialiteitenrestaurant of een hapje komt eten in de Bistro en reserveert, leggen wij de gebruikelijke persoonsgegevens vast.

Wij registreren:
  • Uw naam
  • Hoe u wenst te worden aangesproken
  • Uw telefoonnummer en/of mobiele telefoonnummer
  • Mogelijk uw e-mailadres
  • Eventuele speciale dieetwensen die u heeft
  • Uw eventuele handicap
  • Bij het afrekenen: uw betalingsgegevens (creditcard of anders), tenzij u contant betaalt.

Wij hebben deze informatie van u nodig vanwege ons rechtmatige belang om te weten wie er reserveert. Soms geeft u deze informatie rechtstreeks aan ons door en soms geeft de partij via wie u heeft gereserveerd deze informatie door. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze eigen dienstverlening en onze eigen wettelijke verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan derden voor commerciële doeleinden. Als u via derden reserveert, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van die partij als u wilt weten wat zij met uw persoonsgegevens doen.

Als u zonder reservering bij ons te gast bent, registreren wij alleen uw betaalgegevens bij de kassa (tenzij u contant betaalt).

Om onze dienstverlening te verbeteren, kan het zijn dat u na uw bezoek een e-mail ontvangt om te informeren naar uw ervaringen. Namens Karel V Amplixs Interaction Management B.V. (Amplixs) en/of Resengo N.V. (Resengo) voeren wij deze enquête uit. Daartoe geven wij uw e-mail en naam door. Amplixs en/of Resengo verwerken deze gegevens voor de enquête.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Karel V is op grond van de Nederlandse wet verplicht om uw factuurgegevens en de bijbehorende gegevens tot 7 jaar na uw bezoek te bewaren. Na deze 7 jaar vernietigt Karel V uw gegevens, tenzij er een wettelijke noodzaak is om de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Amplixs en Resengo verwijderen uw persoonsgegevens na 13 maanden. De onderzoeksresultaten worden dan voor zover nodig geanonimiseerd.

Hoe beveiligen wij uw gegevens

Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag geldt dat wij ervoor zorgen dat wij en de partijen met wie wij samenwerken voldoen aan de eisen van technische en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag. Alle gegevensdragers zijn gevestigd binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Amplixs is gevestigd in Nederland. Resengo is gevestigd in België. Zij maken bij de verwerking van de gegevens geen gebruik van andere partijen buiten de Europese Unie. Daarom zijn uw gegevens altijd beschermd volgens de geldende Europese privacywetgeving.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonlijke gegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico voor de betrokkene inhoudt – en u bent de betrokkene – moeten wij u over dit datalek informeren.
EVENT GASTEN

GASTEN VAN EVENEMENTEN PRIVACYVERKLARING

U bent te gast in een van onze vergaderzalen of bij een evenement

Als u te gast bent in een van onze vergaderzalen of bij een evenement, kan het zijn dat u ook te gast bent in ons hotel. In dat geval zijn uw persoonsgegevens bij ons bekend. Voor de privacygegevens van deze gegevens verwijzen wij u naar Hotelgast.

Als u de zakelijke organisator bent van een bijeenkomst bij Karel V, vragen wij u om uw persoonsgegevens als vertegenwoordiger van die partij.

Als u de particuliere organisator van een bijeenkomst bent, vragen wij de volgende persoonsgegevens van u:
  • Uw naam en adres
  • Hoe u wenst te worden aangesproken
  • Uw telefoonnummer en/of mobiele telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • Eventuele speciale dieetwensen
  • Uw eventuele handicap
  • Uw betalingsgegevens (creditcard of anderszins)
  • uw inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel
  • Wij vragen u ook ons te informeren over eventuele dieetwensen en de eventuele handicap van uw gasten en/of bezoekers.

Wij hebben deze informatie van u nodig om onze overeenkomst met u uit te voeren. Soms geeft u deze informatie rechtstreeks aan ons door en soms geeft de partij via wie u heeft geboekt deze informatie door. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze eigen dienstverlening en onze eigen wettelijke verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan derden voor commerciële doeleinden. Als u via derden boekt, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van die partij als u wilt weten wat zij met uw persoonsgegevens doen.

Om onze dienstverlening te verbeteren, kan het zijn dat u na uw bezoek een e-mail ontvangt om te informeren naar uw ervaringen. In opdracht van Karel V voert Amplixs Interaction Management B.V. (Amplixs) voeren wij deze enquête uit. Hiervoor geven wij uw emailadres en naam door. Amplixs verwerkt deze gegevens voor de enquête.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Karel V is op grond van de Nederlandse wet verplicht om uw factuurgegevens en de bijbehorende gegevens tot 7 jaar na uw bezoek te bewaren. Na deze 7 jaar vernietigt Karel V uw gegevens, tenzij er een wettelijke noodzaak is om de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Amplixs verwijdert uw persoonsgegevens na 13 maanden. De onderzoeksresultaten worden dan voor zover nodig geanonimiseerd.

Hoe beveiligen wij uw gegevens

Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag geldt dat wij ervoor zorgen dat wij en de partijen met wie wij samenwerken voldoen aan de eisen van technische en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag. Alle gegevensdragers zijn gevestigd binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing.

Amplixs is gevestigd in Nederland. Amplixs maakt bij de verwerking van de gegevens geen gebruik van andere partijen buiten de Europese Unie. Daarom zijn uw gegevens altijd beschermd volgens de geldende Europese privacywetgeving.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonlijke gegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico voor de betrokkene inhoudt – en u bent de betrokkene – moeten wij u over dit datalek informeren.
LEVERANCIERS

LEVERANCIERS PRIVACY STATEMENT

U levert goederen of diensten aan Karel V

U bent de bezorger of contactpersoon van de leverancier of dienstverlener met wie wij zaken doen.

Het registreren van uw persoonsgegevens als vertegenwoordiger van een ander bedrijf valt niet onder de privacywetgeving. Desondanks gaan wij uiteraard zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.

Wij leggen niet meer gegevens vast dan nodig is voor een goede uitvoering van onze overeenkomst met u. Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor onze eigen dienstverlening en onze eigen wettelijke verplichtingen. Karel V geeft geen gegevens door aan derden voor commerciële doeleinden.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Karel V is op grond van de Nederlandse wet verplicht om uw factuurgegevens en de bijbehorende gegevens tot 7 jaar na uw bezoek te bewaren. Na deze 7 jaar vernietigt Karel V uw gegevens, tenzij er een wettelijke noodzaak is om de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Hoe beveiligen wij uw gegevens

Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag geldt dat wij ervoor zorgen dat wij en de partijen met wie wij samenwerken voldoen aan de eisen van technische en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag. Alle gegevensdragers zijn gevestigd binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing. Datalek Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico voor de betrokkene inhoudt – en u bent de betrokkene – moeten wij u over dit datalek informeren.
WERKNEMERS EN SOLLICITANTEN

PERSONEELS- EN SOLLICITANTEN PRIVACYVERKLARING

Je bent collega en werkt bij Karel V of je wilt er werken

Karel V heeft privacy hoog in het vaandel staan. En dat geldt natuurlijk ook als je bij ons werkt of voor ons wilt werken.

Karel V heeft op haar bedrijfsinternet een uitgebreide privacyverklaring voor haar medewerkers.

Als je bij ons wilt werken, dan hebben we ook persoonsgegevens van je nodig. Als wij u aannemen, kunt u op het bedrijfsinternet lezen wat wij met deze gegevens doen.

Wij zullen uw persoonsgegevens na een maand wissen en vernietigen als u solliciteert en u niet wordt aangenomen. U kunt ons echter vragen uw gegevens langer te bewaren als u benaderd wilt worden in geval van een nieuwe vacature. In dat geval bewaren wij uw gegevens maximaal 1 jaar.

Karel V respecteert de genoemde termijnen en vernietigt de betreffende gegevens aan het einde van de genoemde periode. Wij zullen de gegevens langer bewaren in het geval van een wettelijke noodzaak. Bijvoorbeeld omdat u een geschil met ons heeft.

Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonlijke gegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico voor de betrokkene inhoudt – en u bent de betrokkene – moeten wij u over dit datalek informeren.
CAMERA SURVEILLANCE

CAMERA SURVEILLANCE PRIVACY STATEMENT

U bent op de beelden van ons camerabewakingssysteem.

Op ons terrein en in onze gebouwen maken wij gebruik van camera’s (CCTV) ter bescherming van onze gasten en onze medewerkers en ter beveiliging van het gebouw. Wij gebruiken deze camera’s in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving. De beelden kunnen wij gebruiken bij eventuele incidenten. Bijvoorbeeld om aangifte te doen bij de politie. Als we gebruik maken van de beelden, houden we uiteraard rekening met de privacy van iedereen die Karel V bezoekt.

Op de beelden zijn mensen te herkennen. Ook zijn voertuigen herkenbaar aan hun kenteken. Wij gebruiken de beelden uitsluitend voor de hier genoemde doeleinden. Karel V geeft geen gegevens door aan derden voor commerciële doeleinden.

Hoe beveiligen wij uw gegevens

Karel V maakt gebruik van eigen beveiligde servers en/of servers van derde partijen. Voor alle gevallen van gegevensopslag geldt dat wij ervoor zorgen dat wij en de partijen met wie wij samenwerken voldoen aan de eisen van technische en organisatorische beveiliging die de privacywetgeving in Nederland stelt. Onze externe accountants controleren dit en rapporteren hierover in ons jaarverslag.
Alle gegevensdragers zijn gevestigd binnen de EU. De huidige Europese privacywetgeving is van toepassing. Datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot misbruik of verlies van persoonsgegevens. Ondanks al onze maatregelen is een dergelijk incident nooit uit te sluiten. Als een datalek een groot risico voor de betrokkene inhoudt – en u bent de betrokkene – moeten wij u over dit datalek informeren.
INTERNET / WIFI

INTERNET / WIFI PRIVACY STATEMENT

U maakt gebruik van het openbare internet van Karel V (Wifi)

Karel V biedt gratis openbaar internet aan op haar locatie. Het internet wordt verzorgd door Wentzo Wireless (Wentzo bv).

Let op: dit is een onbeveiligd internetnetwerk

Voordat u gebruik kunt maken van dit netwerk dient u akkoord te gaan met de voorwaarden van Wentzo. U kunt deze voorwaarden lezen op het moment dat u wilt inloggen.

Karel V verzamelt geen gegevens over uw internetgebruik. Indien u in strijd handelt met de voorwaarden van Wentzo, kan Wentzo besluiten tot nadere maatregelen. Wentzo zal hiertoe besluiten op basis van uw handelingen die zij op het internet heeft geregistreerd. Indien Wentzo besluit tot het nemen van maatregelen, zal Karel V meewerken aan een eventueel nader onderzoek. En indien nodig meewerken aan een politieonderzoek.

Klik hier voor de voorwaarden van Wentzo.